渝民〔2018〕83号

各区县（自治县）民政局、档案局，两江新区、万盛经开区相关部门：

    为进一步规范和加强全市第二次全国地名普查档案（以下简称地名普查档案）管理，确保档案完整、准确、系统、安全、有效利用和妥善移交，根据《第二次全国地名普查档案管理办法》，结合重庆实际，现就第二次全国地名普查档案管理有关事项通知如下。

    一、分工合作，共同做好地名普查档案工作

全市地名普查档案工作由市地名普查办统一领导，各区县（自治县）地名普查办分级管理，同时接受市档案局和同级档案行政管理部门的监督和指导。

市地名普查办负责对区县地名普查档案工作进行指导、监督和检查验收。

各级地名普查办及有关单位根据国家档案法律法规和本办法要求，认真履行档案工作职责，建立档案管理制度，明确专门部门或人员负责对普查过程中形成的文件材料收集、整理、归档、数字化、信息化、保管、统计、利用、移交等工作。

各级民政部门负责地名普查档案的条件保障和业务监督。

各级档案行政管理部门负责地名普查档案工作业务指导和监督。

各级地名普查档案工作所需经费列入本级地名普查经费预算，统筹解决。

    二、地名普查文件材料的收集

    （一）各级地名普查办应当在地名普查业务工作结束后3个月内，完成地名普查文件材料的收集归档工作。地名普查文件材料收集应当做到齐全完整、系统准确、真实有效。任何机构和个人不得据为己有或者拒绝归档。

    （二）地名普查文件材料从内容上分为专业文件材料和综合文件材料，专业文件材料包括业务类、成果类和其他类。

1. 业务类材料（类别代码：2DPY）的归档范围：

（1）地名登记表；

（2）同一地名的地名标志登记表；

（3）同一地名的地名用字读音审定申报表；

（4）地名标准化处理表；

（5）搜集的地名相关史料、考证材料、实地调查的记录；

（6）其他相关材料。

2. 成果类材料（类别代码：2DPC）的归档范围：

（1）地名目录（子类别代码：2DPCA）；

（2）地名成果表（子类别代码：2DPCB）；

（3）地名标准化处理统计表（子类别代码：2DPCC）；

（4）地名普查成果图（子类别代码：2DPCD）；

（5）地名标志登记表（子类别代码：2DPCE）；

（6）地名用字读音审定申报表（子类别代码：2DPCF）；

（7）本级国家区划地名数据库数据（子类别代码：2DPCG）。

3. 其他类材料（类别代码：2DPQ）的归档范围：

（1）地名调查目录（子类别代码：2DPQA）；

（2）地名普查工作图（子类别代码：2DPQB）；

（3）其他材料（子类别代码：2DPQC）。

其他材料包括跨界自然地理实体普查资料和历史地名普查资料等。

跨界自然地理实体普查资料指跨界自然地理实体标准地名目录、跨界自然地理实体调查表汇编、跨界自然地理实体调查分析报告等资料。

历史地名普查资料指历史地名目录、历史地名登记表等。

4. 综合文件材料的归档范围：

（1）组织机构方面的材料，包括地名普查领导小组及其办公室成立文件、专用印章、地名普查领导小组及其办公室成员名单、各成员单位职责及协同机制等。

（2）会议方面的材料，包括地名普查会议通知、领导讲话、纪要、座谈会记录等文件材料。

（3）培训方面的材料，包括培训方案、教材、课件、总结等文字、图片或电子材料。

（4）普查工作方案方面的材料，包括各级地名普查办制定的普查实施方案及报上一级地名普查办的请示和回复。

（5）普查工作计划方面的材料，包括各级地名普查办制定的年度工作计划和工作总结。

（6）质量管理方面的材料，包括质量管理制度、质量管理责任落实方案、普查工作流程、质量问题处理、质量评价报告等。

（7）保密安全方面的材料，包括各级地名普查办制定的保密管理制度、保密措施实施情况说明、涉密资料与人员管理的记录说明、服务单位的保密协议等。

（8）普查资金管理与使用方面的材料，包括资金使用、分配情况说明、监督检查及审计等。

（9）普查宣传方面的材料，包括网站专栏、微信微博平台、报刊简报、广告栏、标语、宣传横幅等。

（10）监理工作相关材料，包括监理问题清单、监理计划、监理合同、监理报告、监理材料及档案、监理整改报告等。

（11）地名标志方面的材料，包括设置地名标志的方案、总结、经费预算及使用情况说明等材料。

（12）地理实体命名、更名和地名用字读音审定材料，包括地名命名、更名和定名文件，定名评估论证报告、汉语地名罗马化材料等。

（13）地名文化保护和清理整治不规范地名相关资料，包括动员部署会、工作实施方案、业务培训材料、总结、《不规范地名统计表》《不规范地名命名更名统计表》《不规范地名标志统计表》《历史文化地名统计表》等。

（14）其他应当归档的材料，如自查报考、表彰文件等。

三、地名普查文件材料的整理

（一）地名普查综合文件材料、反映和记录地名普查工作的照片、录音、录像等音像材料、有纪念意义的实物等归入地名主管机关（即民政局）相应档案门类统一整理归档。

（二）地名普查形成的专业文件材料整理应当突出地名档案专业特色，遵循材料形成规律，保持文件之间有机联系，便于保管和利用。

（三）地名普查档案（不含综合文件材料）保管期限为永久。

（四）地名普查专业文件材料应当区分类别，以地名或者地名属性为单位组卷。

业务类文件材料以一个地名为单位，组成1卷或数卷。

    成果类文件材料各子类别分别按照地名代码或地名属性顺序，其中地名普查成果图按照图幅结合表在前，各单幅成果图在后的顺序排列，组成1卷或数卷。

地名代码：共20位，由县级以上行政区划代码、县级以下行政区划代码、地名属性类别代码、附加码组成（参见《国家地名数据库代码编制规则》（民地办发〔2010〕1号））。

如：地名目录以一个地名属性（行政区划、非行政区划等）为单位作为一件，按照地名属性排列顺序排列装订成一卷或数卷。　　

    其他类文件材料各子类别分别按照地名代码顺序或者按照问题结合时间顺序排列，其中地名普查工作图按照图幅结合表在前，各单幅工作图在后顺序排列，组成1卷或数卷。

卷内文件目录（见附图A）放置在案卷首页（地名普查成果图、工作图卷内文件目录用图幅结合表代替），包括序号、责任者、文号、文件题名、日期、页号、备注等7个项目。

序号：填写按卷内文件排列先后顺序从1编制的顺序号；

责任者：填写文件的发文机关或者形成单位全称或者规范化简称，个人责任者一般填写其姓名；

文号：填写文件的发文号，没有则不填；

文件题名：填写文件标题，无标题或标题不能准确揭示文件内容的，要重新自拟标题，自拟标题外加“【  】”；

如：登记表【重庆市渝中区和平路地名登记表】

    地名目录【重庆市渝中区非行政区域地名目录】

日期：填写文件的形成时间，用8位阿拉伯数字表示，未注明月日的文件，月、日用零补足，比如20180000。当形成时间未标注或无法考证时，日期项不填，考证出的时间外加方括号“【  】”；

页号：填写每件文件的起始页号，最后一件文件，填写起止页号，中间用“”连接；

备注：说明缺损、修改、补充、移出、销毁、复制等情况，内容较多的用*标注，在备考表说明。

案卷封面采用软卷皮，软卷皮设封皮和封底，采用适宜档案保护的无酸牛皮纸制作，其规格为297㎜×210㎜，软卷皮封面印制案卷著录信息，封三印制备考表。

软卷皮封面（见附图B、C）项目包括全宗名称、档案编号、档号、案卷题名、卷内文件起止日期、密级、页数、普查机构名称、日期等项目。

全宗名称：填写地名普查办撤消后，接收管理地名普查档案的同级地名行政主管部门（即民政局）的全称或规范简称。如：XX区（县）民政局；

档案编号：业务类按照“类别代码-地名代码-卷号”格式填写，卷号是同一地名的文件材料按照组卷顺序排列，从1开始以卷为单位编制的顺序号；

例如：2DPY—××××××××××000001—1

成果类和其他类按照“子类别代码-县（区）行政区划代码-卷号”格式填写，卷号是一个子类别的文件材料在同一行政区划内，按照地名代码或者地名属性顺序排列，从1开始以卷为单位编制的流水号；

例如：2DPCA—××××××—1

      2DPQA—××××××—1

档号：按照（八）档号编制要求编制；

案卷题名：准确概括本卷文件的主要内容、文种，揭示地名、地名属性、材料名称等信息，一般不超过50字。如：渝中区和平路地名普查登记表、申报表、处理表、记录等”“渝中区交通运输、水利、电力、通信设施地名目录。

卷内文件起止日期：填写卷内文件的起止年月；

保管期限：填“永久”；

密级：填写卷内文件的最高密级；

页数：填写卷内文件总页数；

普查机构名称：填写档案的形成单位全称，即重庆市（XX区县）第二次全国地名普查领导小组办公室；

日期：填写档案形成单位最后审校的日期。

备考表（见附图D）包括卷内情况说明、整理人、检查人、立卷时间，其填写要求如下：

卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；

整理人：填写案卷整理人的姓名；　　

检查人：填写检查案卷整理质量人的姓名；

立卷时间：填写整理完成时间。

（五）归档的地名普查文件材料应当符合档案保管保护要求，不符合要求的应当进行修整：

1. 归档的文件材料原则上应当为原件，如以复印件归档必须备注；

2. 归档的纸质文件材料应当做到字迹工整、图文清晰，签字手续完备，盖章、日期等标识完整，纸张、书写材料符合档案保护的要求；

3. 整理时对破损的原件进行修裱，纸张规格小于A4幅面的，应当用符合公文印制用纸的A4型空白纸进行托裱，如双面有字的应予接边。字迹扩散、模糊不清的应予复制。归档文件原有的容易氧化、锈蚀的金属装订物应予去除；

4. 对于幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下按照A4幅面，留装订边进行折叠。

（六）地名普查档案根据案卷厚度，使用不锈钢钉装订或采取“三孔一线”装订。

（七）地名普查档案卷内文件有效图文的页面逐页编制页号，页号从“1”开始编制通号，位置在文件正面的右上角和背面的左上角。案卷本身已有逐页从“1”编制的连贯页码，可以不再编制。

（八）地名普查档案按照“全宗号-类别代码-案卷号”格式逐卷编制档号，并填写在档案案卷封面、档案盒等相应位置。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，填写同级地名行政主管部门（即民政局）的全宗号；

类别代码：分别采用“2DPY”“2DPC”“2DPQ”表示第二次地名普查业务类档案、成果类和其他类档案；

案卷号：按照业务类、成果类、其他类分别从“1”开始编制的流水号，同一类别内按档案编号顺序排列。

（九）地名普查档案分类别按照档号顺序，逐卷编制案卷目录，并加目录封面装订成册。

地名普查档案案卷目录（见附图E）包括档号、档案编号、案卷题名、年度、页数、期限、密级、备注等项目。

档号：填写档号的完整格式，如：1244-2DPY-1；

档案编号：填写每卷的档案编号；

案卷题名：照录案卷封面题名；

年度：填写每卷文件的起止年度，中间用“/”连接；

页数：填写该卷档案的总页数；

密级：填写本卷文件的最高密级；

备注：填写案卷需要说明的问题，内容太多用*标识，在备考表中注明。

地名普查档案案卷目录封面（见附图F）项目包括全宗名称、全宗号、保管期限、年度、类别。其中“年度”，填写本册目录内档案起止年度，中间用短横线连接，如：2014—2018；

（十）地名普查档案案卷按照档号顺序装入档案盒保管。

地名普查档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度设置可根据需要分别设置30mm、40mm或50mm等。不同类别、子类别档案不得装入同一档案盒。

档案盒封面（见附图G）包括全宗名称、类别名称、子类别名称、档案编号、起止档号、普查机构名称、保管期限、密级等项目。其中档案编号填写本盒内档案的起止档案编号，用“/”连接起止卷号，如：2DPCD-XXXXXX01-1/10；起止档号用“/”连接起止案卷号，如1234－2DPY－1/10。

档案盒盒脊（见附图H）项目包括全宗号、类别代码、保管期限、起止案卷号。其中起止案卷号：填写盒内第一卷案卷号和最后一卷案卷号，起号填写在上格，止号填写在下格。

四、地名普查档案数字化及电子文件材料管理

归档的电子文件材料应当符合《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)的要求。

地名普查纸质文件材料归档整理后应当进行数字化，形成数字化副本，数字化工作按照《重庆市纸质档案数字化实施细则》（渝档发﹝2018﹞5号）执行。

五、地名普查档案验收

市地名普查办按照《第二次全国地名普查档案管理办法》要求，负责组织全市地名普查档案的验收工作，并接受国务院地名普查办的监督和指导。

地名普查档案验收工作以本通知为依据，按照“自下而上、逐级检查”的原则进行，重点检查地名普查档案的完整性、系统性、规范性和安全性。

检查验收工作包括各区县（自治县）地名普查办自查、市地名普查办验收。各区县（自治县）地名普查办依据本通知对地名普查档案收集、整理、保管等进行全面自查。各区县（自治县）档案行政管理部门加强监督指导。市档案局协同市地名普查办适时组织验收。

地名普查档案验收合格后，填写档案验收意见。验收不合格的限期整改，择期进行复查。

六、地名普查档案保管与移交

（一）地名普查档案应当有专门的存放地点，并配备相应的保管设施设备，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等保护工作，做好档案库房的温湿度管理，确保档案安全。

（二）应当定期检查档案的保管状况，并做好记录，对破损、虫蛀、字迹褪色或变质的档案应及时修复、修裱、复制，确保地名普查档案的安全。

（三）各级民政部门应当为地名普查档案的管理创造必要的条件，为其提供必要的档案保护经费，积极采用先进技术，逐步实现地名档案管理的现代化。

（四）地名普查档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案移交手续，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

（五）各级地名普查办应当在本级普查机构撤销前向同级地名行政主管部门（民政局）档案工作机构移交地名普查档案。

（六）地名普查档案在地名行政主管部门（民政局）档案工作机构保存一定年限后，应当按规定向同级国家档案馆移交。

（七）地名普查档案移交时，应建立移交目录一式2份。交接双方应按移交目录清点核对无误后，在移交清册上签字盖章，分别保管。

七、地名普查档案利用

（一）各地地名普查档案保管部门应当制定地名普查档案利用制度，包括利用范围、利用方式、利用审批程序等；加强档案利用登记；涉密地名普查档案必须按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定加强管理。其中涉及国家秘密、商业秘密和个人、家庭隐私的，未经普查对象同意，不得对外泄漏。

（二）查阅地名普查档案，严禁损毁、涂改、圈划、批注等，不得擅自拍摄复制档案内容。

重庆市民政局                  重庆市档案局

                             2018年5月28日

附图A：卷内文件目录式样

卷内文件目录

附图B： 案卷封面（不含工作图、成果图）案卷封面式样

附图C：工作图（成果图）案卷封面式样

附图D：卷内备考表式样

附图E：案卷目录式样

案 卷 目 录

附图F：案卷目录封面式样

附图G：档案盒封面式样

附图H：档案盒盒脊式样

重庆市民政局办公室                     2018年5月30日印发