重庆市民政局行政规范性文件

 

 

重庆市民政局

重庆市档案局

关于印发《重庆市困境儿童保障业务档案管理实施细则》的通知

渝民发〔2020〕39号

 

各区县（自治县）民政局、档案局、档案馆，两江新区、重庆高新区、万盛经开区党工委办公室、民政局（社会保障局、公共服务局）、档案馆，市级儿童福利机构：

为规范全市儿童福利机构、孤儿、事实无人抚养儿童业务档案管理工作，更好地维护困境儿童生存、发展、安全权益，根据《民政部国家档案局关于印发〈儿童福利机构业务档案管理办法〉的通知》（民发〔2019〕130号）要求和《国务院关于加强困境儿童保障工作的意见》（国发〔2016〕36号）、《儿童福利机构管理办法》（民政部令第63号）、民政部等12部委《关于进一步加强事实无人抚养儿童保障工作的意见》（民发〔2019〕62号）等关于困境儿童档案管理的相关规定，市民政局会同市档案局制定《重庆市困境儿童保障业务档案管理实施细则》，现印发你们，请遵照执行。

 

    附件：困境儿童保障业务档案式样表

 

 

 

 

 

附件

 

重庆市困境儿童保障业务档案管理

实施细则

 

第一条  为规范困境儿童保障业务档案管理，维护儿童合法权益，根据《中华人民共和国档案法》《儿童福利机构管理办法》《儿童福利机构业务档案管理办法》等有关规定，制定本实施细则。

第二条  困境儿童保障业务档案（以下简称“业务档案”）是民政专业档案，具体是指儿童福利机构（含设有儿童部的社会福利院）在收留抚养儿童，以及散居孤儿（含艾滋病病毒感染儿童）、事实无人抚养儿童在申报审批（确认）和其它保障工作中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

业务档案是保障困境儿童合法权益的重要依据，应当严格管理。任何组织和个人不得将应当归档的业务文件材料据为己有或者拒绝归档。

第三条  儿童福利机构具体负责机构内儿童业务档案工作，并接受主管民政部门和同级档案主管部门的业务指导、监督；区县民政部门具体负责散居孤儿、事实无人抚养儿童业务档案工作，并接受同级档案主管部门的业务指导、监督。

第四条  区县民政部门、儿童福利机构应当建立并完善业务档案工作制度，对业务档案实行集中统一管理，设置专门的档案管理科室或者指定专门人员负责业务档案工作。区县民政部门、儿童福利机构业务经办人负责文件材料的收集整理。

第五条  区县民政部门、儿童福利机构应当设置档案工作用房，配置必要设施设备，并安排档案工作人员参加必要的培训。

第六条  区县民政部门、儿童福利机构应当遵循一人一档、动态管理、利用便捷的要求，确保档案真实、完整、安全和有效利用。

第七条  儿童进入机构、在机构、离开机构三个阶段形成的有保存价值的文件材料应当归档。

第八条  儿童进入机构时，儿童福利机构应当根据情况归档下列材料：

（一）门诊病历或者住院病历；

（二）体格检查表；

（三）出院记录；

（四）收留抚养儿童基本生活保障申报表；

（五）收留抚养儿童入院登记表（包含姓名、性别、进入机构时间、照片、健康状况等）；

第九条  属于由民政部门担任监护人或其他需要集中供养的儿童，儿童福利机构除按照《儿童福利机构管理办法》第十条至第十四条规定归档相关材料外，还应当归档以下材料：

区域性儿童福利机构应当归档与送养地区县民政部门签订的委托养育协议书；乡镇（街道）对父母没有监护能力且无其他监护人的儿童及其家庭的综合评估报告。

属于打拐被解救且查找不到父母或者其他监护人的儿童，区域性儿童福利机构应当归档公安机关办理的入院手续，以及机关发布的寻亲公告。属于未成年人救助保护机构委托、由民政部门承担临时监护责任的儿童，区域性儿童福利机构应当归档与送养地民政部门签订的委托养育协议书。

第十条  儿童在机构生活期间，儿童福利机构应当根据情况归档下列材料：

（一）户口本（复印件）；

（二）残疾证（复印件）；

（三）中华人民共和国社会保障卡（复印件）；

（四）健康档案（含现病史、既往病史、体检报告表等）；

（五）预防接种记录；

（六）手术治疗相关材料（包括入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录等）；

（七）康复治疗相关材料（包括康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单、康复医师或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等）；

（八）享受“明天计划”项目资助相关材料；

（九）受教育相关材料（包括受教育基本信息表、教育评估报告、教学阶段性记录、个案服务面谈记录、获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书等）；

（十）纳入“福彩圆梦·助学”工程资助相关材料；

（十一）家庭寄养相关材料（包括寄养家庭基本信息表、寄养家庭申请表、寄养家庭评估报告、家庭寄养协议、护理医疗康复记录或者相关治疗记录、儿童福利机构探访记录、年度家庭寄养工作评价、解除寄养申请、解除寄养通知书等）；

（十二）社会工作服务相关材料（包括儿童需求预估记录表、综合评估表、社会工作服务计划书、跟进服务记录表、结案评估等）；

（十三）其他应当归档的文件材料。

第十一条  儿童离开机构的，儿童福利机构除应当按照《儿童福利机构管理办法》第二十八条至第三十条规定归档相关材料外，还应当归档儿童离院确认书及移交清单。

查找到生父母或其他监护人的打拐解救儿童，机构应归档公安机关确认其生父母或其他监护人的相关资料。

保存儿童成年离院安置于社区（村）后住房、就业、户籍、财产处置、跟踪回访等资料；以及集中安置于社会福利院及回访等资料。

儿童死亡的，应当保存负责救治或者调查的医疗卫生机构签发的《居民死亡医学证明（推断）书》或者由公安司法部门出具的死亡证明、户口注销相关材料、儿童福利机构向所属民政部门及其他相关民政部门提交的情况报告等。遗体火化的，应当同时保存火化证明、注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同；遗体土葬的，应当同时保存与公墓签订的注明安葬位置和时间的遗体安葬合同；按照当地民族习惯采取其他方式安葬的，应当同时保存相关安葬材料，材料应当注明安葬方式、位置、时间、见证人等基本信息。

第十二条  儿童福利机构应当保存工作中形成的特殊载体材料：

（一）实物材料，包括儿童进入机构时随身携带能够标识其身份的物品等；

（二）音像材料，包括儿童的重要活动的照片、音视频等。

第十三条  散居孤儿申请时，区县民政部门应当归档下列材料：

（一）乡镇（街道）确认孤儿监护人的确认书；

（二）孤儿监护人提交的孤儿基本生活费申请书；

（三）孤儿的户口、监护人全家户口复印件；

（四）公安机关出具的孤儿父母死亡户口本销户页或证明，或者医院出具的父母死亡证明复印件，或者殡仪馆出具的父母死亡火化证复印件，或者人民法院出具的父母宣告死亡或失踪法律文书复印件；

（五）中学或中等职业学校出具的已满18周岁孤儿的在读证明原件。

第十四条  散居孤儿保障时，区县民政部门应当归档下列材料：

（一）村（居）入户调查孤儿情况记录；

（二）乡镇（街道）初审会议记录；

（三）重庆市散居孤儿基本生活费发放申请审批表；

（四）完善后的《重庆市××区县（自治县）孤儿档案》；

（五）发放孤儿基本生活费的开户行及银行卡复印件；

（六）纳入医疗救助、“惠民济困保”参保、重度残疾人护理补贴、残疾儿童康复救助、孤儿医疗康复“明天计划”、“福彩圆梦·孤儿助学”等保障或资助资料；

（七）儿童督导员、儿童主任探访或慰问孤儿资料；

（八）社会力量关爱帮扶资料；

（九）终止保障资格相关资料。

第十五条  事实无人抚养儿童申请时，区县民政部门应当归档下列材料：

（一）儿童监护人或村（居）提交的申请书；

（二）申请儿童户口本、监护人身份证复印件；

（三）儿童监护人或受监护人委托的近亲属填写的《事实无人抚养儿童基本生活补贴申请表》。

第十六条  事实无人抚养儿童保障时，区县民政部门应当归档下列材料：

（一）乡镇（街道）查验材料；

（二）乡镇（街道）向有关机关或部门或单位查取或索证函，以及查验儿童父母相关法律文书或证件、证明等复印件或原件；

（三）事实无人抚养儿童基本生活补贴申请表；

（四）发放事实无人抚养儿童基本生活费的开户行及银行卡复印件；

（五）纳入医疗救助、“惠民济困保”参保、重度残疾人护理补贴、残疾儿童康复救助、医疗康复“明天计划”、“福彩圆梦·助学成长”等保障对象确认及资助资料；

（六）符合认定条件，但不能完善相关资料的儿童，在确认过程中的入户调查情况记录、初评意见记录、集体研究形成的审批意见；

（七）社会力量关爱帮扶资料；

（八）终止保障资格相关资料。

第十七条  儿童进入机构形成的材料，机构应当在5个工作日内整理归档；儿童离开机构形成的材料，应当在20个工作日内完成归档。被确认为散居孤儿、事实无人抚养儿童并享受保障待遇形成的材料，区县民政局应当在5个工作日内整理归档。      

第十八条  业务档案应当区分纸质载体和特殊载体材料分类进行收集、整理和归档。实物材料应当“一物一件、按件整理”。音像材料应当按照国家有关规定进行整理和归档。

第十九条  归档的文件材料应当真实完整、图文清晰。

实物、音像等特殊载体材料，应当与相对应的纸质文件材料一并归档。

归档章、档案盒封面、盒脊、备考表、目录等项目，填写时使用蓝黑墨水或者碳素墨水钢笔填写或者直接打印，档案相关目录应当打印，备考表和档案相关目录一律使用A4规格纸张。

第二十条  业务档案按照儿童类别分类整理，机构根据儿童的性质将业务档案分成七类，分别用A、B、C、D、E、F、G作为类别代码：

A:无法查明父母或者其他监护人的儿童；

B:父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

C:父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

D:人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童；

E:其他儿童；

F：散居孤儿；

G：事实无人抚养儿童。

第二十一条  业务档案的整理归档应当遵循下列原则与方法：

（一）业务文件材料以儿童为单位归档；

（二）每个儿童的文件材料组成一卷，并编制档号。档号结构按照“全宗号-档案门类代码-类别-卷号”的规则编制，并符合下列要求：

1.全宗号：为国家综合档案馆给立档单位编制的代码；

2.档案门类代码：统一标注为“ZY·ET”（为“专业·儿童”的首字母）；

3.类别：用不同的大写字母A、B、C、D、E、F、G表示；

4.卷号：儿童福利机构按照类别以儿童进入机构时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个儿童一个卷号，不重复；散居孤儿和事实无人抚养儿童按照认定确认时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个儿童一个卷号，不重复。

（三）根据儿童的个体差异，确定每卷归档文件材料的具体范围，并按照本办法第八、九、十、十一、十三、十四、十五、十六条确定的顺序排列卷内文件。

（四）每个儿童的卷内文件材料以“件”为单位，用不锈钢订书钉或用线装订。每件文件材料从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置；原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。

（五）在卷内每件文件材料的首页上端空白位置加盖归档章（式样见表1），并填写有关内容。每个儿童的卷内文件材料均从“1”开始按流水顺序号编排件号，文件材料不止一盒的，跨盒拉通编排件号。

（六）每个儿童的文件材料按照排列顺序装入一盒或数盒，并编制卷内文件目录（式样见表2），添加并填写盒内备考表（式样见表3），填写档案盒封面（式样见表4）、盒脊（式样见表5）项目。

（七）按照类别结合儿童进入机构（或认定确认）时间先后排列案卷，编制机构儿童、散居孤儿、事实无人抚养儿童业务档案案卷目录（式样见表6），加封面后装订成册，一式三份，填写业务档案案卷目录封面（式样见表7）项目。

（八）儿童每年新增的文件材料按件整理后按时间先后顺序依次加入该儿童案卷内，一盒装满的另启档案盒存放。

第二十二条  业务档案保管期限为永久。

第二十三条  业务档案管理场所应当符合国家有关标准，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件，确保档案安全。

第二十四条  档案工作人员应当按照有关规定对儿童福利机构业务档案接收、保管、利用等情况进行统计。

第二十五条  区域性区县民政部门、儿童福利机构应当依法依规提供档案利用服务，确保档案安全有效地利用。

对业务档案的利用应当遵守下列规定，并办理登记手续：

（一）业务档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可利用业务档案；

（二）儿童成年后持身份证件，可以利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或者能够反映监护关系的证明材料，可以利用被监护儿童的档案；

（三）人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可以利用案件相关的业务档案；

（四）律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可以利用与承办法律事务有关的业务档案；

（五）其他单位和个人确因工作需要申请查阅业务档案的，业务档案保管部门确认其使用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以查阅。

第二十六条  经区域性区县民政部门、儿童福利机构同意，利用业务档案的单位和个人应当当场查阅、摘抄、复印（复制）业务档案。严禁对业务档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。

利用业务档案的单位和个人，不得擅自公开业务档案内容损害儿童的合法权益。

第二十七条  区域性区县民政部门、儿童福利机构应当对归还的业务档案进行清点核对，对档案摘抄件或者复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”或者“业务档案复印（复制）件”的印章。

第二十八条  儿童转入区域性儿童福利机构时，业务档案一并移交，原儿童福利机构主管民政部门留存副本。

第二十九条  儿童福利机构应当在儿童离开机构后，将业务档案按照有关规定向同级国家综合档案馆移交。

第三十条  区域性区县民政部门、儿童福利机构应当加强业务档案信息化工作。按照国家档案信息化要求，开展传统载体业务档案数字化工作，配备必要的档案管理软件。对于直接形成的电子文件应当按照国家有关规定归档。

有条件的区县民政部门、机构应当建立电子档案目录和全文数据库。

第三十一条  对在业务档案管理工作中做出突出贡献的档案工作人员和其他组织、个人，按照国家有关规定给予表彰和奖励。

第三十二条  违反国家档案管理规定，造成业务档案失真、损毁、丢失或者个人隐私泄露等的，依据《中华人民共和国档案法》等追究相关人员责任。

第三十三条  本实施细则由市民政局、市档案局负责解释。

第三十四条  本实施细则自2021年1月1日起施行。

 

附件

 

困境儿童保障业务档案式样表

 

表1  归档章式样

 

档号	件号	页数

 

← 40mm →

←10mm→

←10mm→

 

60mmX 20mm（长X宽）

填写说明：

1、档号：结构为“全宗号-档案门类代码-类别-卷号”，其中全宗号填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码，档案门类代码统一标注为“ZY·ET”，类别用A、B、C、D、E、F、G字母标示，卷号用4位阿拉伯数字标识案卷顺序号，不足4位的前面用“0”补足。

2、件号：填写归档文件在卷内的排列顺序号。

3、页数：填写本件文件材料的总页数。

 

表2  卷内文件目录式样

卷内文件目录

　　　档号：

件号	文号	责任者	题名	日期	页数	备注

填写说明：

    1.档号：填写该儿童业务档案的档号，格式为“全宗号-档案门类代码-类别-卷号”。

    2.件号：填写卷内文件材料的顺序号。

3.文号：填写文件的编号或者实物类档案、音像类档案编号。

    4.责任者：填写文件的发文机关或署名者，单位应当使用全称或规范化简称。

    5.题名：填写文件材料标题。文件材料没有标题或者标题不规范的，可以自拟标题，外加“[ ]”号。

    6.日期：填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日。

    7.页数：填写本件文件材料的总页数。

    8.备注：对需要说明情况的文件材料在备注栏内标注“*”号，并将需要说明的情况填写在备考表中。

 

表3 盒内备考表式样

备 考 表     盒内档案情况说明：               整理人：                     检查人：                     时  间：

填写说明：

    1. 盒内档案情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出等情况。

    2. 整理人：由本盒档案整理者签名。

    3. 检查人：由本盒档案质量审核者签名。

    4. 时间：填写本盒档案检查完毕的日期。

 

 

表4 档案盒封面式样

（全宗名称）
困境儿童保障业务档案
姓    名：                   身份证号：
自  年  月至  年  月	保管期限	永久
本盒共    件    页	档    号

 

 

填写说明：

    1. 全宗名称：填写立档单位的全称。全宗名称可以直接印在档案盒封面上。

    2. 姓名：填写儿童姓名。

    3. 身份证号：填写儿童18位身份证号码。

    4. 日期：填写本盒内最早和最晚一份文件材料的形成时间。

    5. 件数、页数：填写本盒文件材料的总件数和总页数。

    6. 档号：填写本盒业务档案的档号，格式为“全宗号-档案门类代码-类别-卷号”。

 

 

表5 档案盒脊式样

困境儿童档案
姓　名
全宗号
类　别
保管期限 永　久
卷　号
起止件号

填写说明：

1、姓名：填写儿童姓名。

2、全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

    3. 类别：填写本盒档案的所属具体类别，用A、B、C、D、E、F、G字母标示。

    4. 卷号：填写本盒档案的案卷号。

    5. 起止件号：填写盒内第一件和最后一件档案的件号。

 

表6 困境儿童保障业务档案案卷目录式样

困境儿童保障业务档案案卷目录

档号	姓名 （身份证号）	性 别	进入机构时间	离开机构时间	件数	页 数	备 注

 

填写说明：

1. 档号：填写该儿童业务档案的档号，格式为“全宗号-档案门类代码-类别-卷号”。

2. 姓名（身份证号）：填写该儿童姓名及身份证号。

3. 性别：填写该儿童的性别。

4. 进入机构时间：填写该儿童进入机构的日期，用8位阿拉伯数字标注。

5. 离开机构时间：填写该儿童离开机构的日期，用8位阿拉伯数字标注。

6. 件数： 填写该卷儿童业务档案卷内文件材料的总件数。

7. 页数：填写该卷儿童业务档案的总页数。

8. 备注：填写需要特别说明的其他情况。

 

 

 

表7 困境儿童保障业务档案案卷目录封面式样

 

困境儿童保障业务档案案卷目录   全宗名称：                      全 宗 号：                      门类代码：                      类    别：                      保管期限：                      起止卷号：

 

填写说明：

1.全宗名称：填写立档单位的全称。

2.全宗号：填写国家综合档案馆给立档单位编制的代码。

3.门类代码：填写档案的门类代码“ZY·ET”。

5.类别：填写该目录档案的类别，可用A、B、C、D、E、F、G标示。

6.保管期限：填写该目录档案的保管期限，即“永久”。

7.起止卷号：填写案卷的起止顺序号。